Yig’ilishlar dolzarb muammo yoki vazifaning aniq yechimini ishlab chiqish, qolaversa, xodimlar uchun har qanday muammoni hal qilish bo’yicha rahbariyat bilan fikr almashish imkonini yaratadi.

Korporativ boshqaruv qoidalariga ko’ra yig’ilishlar samarali o’tishi uchun birinchi navbatda uning asosiy jihatlarini diqqat bilan rejalashtirib chiqish lozim bo’ladi. Xususan, yig’ilishning maqsadi, yig’ilishning asosiy vazifalari, bosqichlari ishlab chiqilishi zarur. Shunda yig’ilishlar samarali va natijador bo’ladi.

Xorijiy tajriba shuni ko’rsatmoqdaki, yig’ilishlarning ko’pligi tashkilotlarning ishini samarasiz rejalashtirishga va byurokratik boshqaruv tizimi shakllanishiga olib kelmoqda. Misol uchun, AQShda har yili 3 milliarddan ko’p yig’ilish o’tkaziladi, ularning 34 foizi vaqtni behuda sarflash, deb baholangan. Samarasiz yig’ilishlar o’tkazilishi natijasida AQShdagi biznes vakillari 37 mlrd. dollar miqdorida zarar ko’rmoqda.

Bundan tashqari, Thinkgrowth.org biznes-tahlil veb-saytida berilgan ma’lumotlarga ko’ra yirik kompaniyalar xodimlari yiliga 300 mingga yaqin soat vaqtlarini turli xil yig’ilishlarga sarflamoqda, xodim har oyda 31 soat vaqtini rahbarlar bilan samarasiz suhbatlarga sarflamoqda, xodim og’zaki ma’lumotni faqatgina 10-18 daqiqa davomida qabul qila olishi mumkin.

Shuni alohida ta’kidlash joizki, ish unumdorligi va samaradorligini oshirishda yig’ilishlarda qatnashuvchilar sonini cheklash ham xorijiy kompaniyalar tomonidan qo’llaniladigan choralardan biri hisoblanadi.

Rivojlangan mamlakatlar davlat boshqaruvida, yirik kopmaniyalar o’zlarining faoliyatida yig’ilishlarni qisqartirishga alohida e’tibor berishmoqda va bu yo’nalishda turli xil uslublardan foydalanmoqda.

Jumladan, hozirda ko’plab yirik kompaniyalar turli xil yig’ilishlar o’tkazishda “two pizza rule” qoidalarini qo’llab kelishmoqda. Misol uchun, Amazon kompaniyasida yig’ilishlar “two pizza rule” (ikkita pissa) qoidasi asosida o’tkazilmoqda. Ushbu qoidalarga ko’ra yig’ilishda ishtirokchilar soni shunday bo’lishi kerakki, ularni faqatgina ikkita pissa bilan mehmon qilish mumkin, ya’ni yig’ilishda sakkiz kishidan kam odam bo’lishi lozim.

AQShning “The Wall Street” jurnali tashkilotlardagi turli xil yig’ilishlar xodimlarning qancha vaqtini olayotganligi to’g’risida ayrim ma’lumotlarni e’lon qildi. Unga ko’ra, bosh menejer (prezident) — haftasiga o’rtacha 17 soat, ijrochi direktor — haftasiga o’rtacha 23 soat, o’rta darajadagi menedjerlar esa — haftasiga xodimlarning o’rtacha 11 soat ish vaqtini yig’ilish qilib olayotgani ma’lum qilingan.

Hozirda AQShning ko’plab kompaniyalari tomonidan yig’ilishlar davomiyligini qisqartirish maqsadida quyidagi uslubdan foydalanilmoqda. Xususan, yig’ilish o’tkaziladigan joy elektron tablo bilan ta’minlanadi hamda unda yig’ilishning davomiyligi va uning har bir daqiqasining qiymati ko’rsatib boriladi. Bunday eslatma ishbilarmon odamlar uchun juda yaxshi ishlaydi va ular yig’ilishlarni iloji boricha tezroq yakunlashga harakat qiladi.

Microsoft kompaniyasining Yaponiyadagi filiali tomonidan tajriba tariqasida yig’ilish o’tkazish vaqtini qisqartirish hamda shaxsiy uchrashuvlarni messenjerlardagi yozishmalar orqali o’tkazilishi natijasida xodimlarning ish unumdorligi 40 foizga, elektr energiyasi iste’moli 23 foizga, qog’oz uchun xarajatlar esa 59 foizga kamaygan.

“Ford” kompaniyasida kunlik majlislar o’tkazish bekor qilinib, haftada bir marta yig’ilish o’tkazish amaliyoti joriy qilingan. Bunda, barcha materiallar oldindan ishtirokchilarga yuboriladi. Ular tegishli materiallar bilan oldindan tanishadi va yig’ilishda ma’lumot almashish uchun kamroq vaqt sarflanadi.

AQShda davlat tashkilotlarida idoralararo televizion tarmoqlardan foydalangan holda televizion yig’ilishlar o’tkazish amaliyoti ham joriy etilgan. Telekonferensiyalarda qabul qilinadigan qarorlarning sifati odatdagi qarorlarga qaraganda bir necha baravar yuqori bo’lib, zarur hujjatlar va materiallarni tezda taqdim etish imkonini beradi.

Bugungi kunda, aksariyat rivojlangan mamlakatlarda (AQSh, Yaponiya, Germaniya, Singapur, Rossiya Federatsiyasi va boshqa.) videokonferensaloqa tizimidan foydalangan holda samarasiz yig’ilishlarning sonini kamaytirishga erishilmoqda. Iqtisodiyot nuqtai nazaridan videokonferensiya vositalaridan foydalanish natijasida ishtirokchilarining barchasini ish joylaridan uzoqlashtirmasdan ularning maksimal darajada ish joylarida turib ishtirok etishlariga erishiladi. Bu esa, o’z navbatida, ishtirokchilarning transport xarajatlarini qisqartirishga zamin yaratadi. Yig’ilishlar o’tkazish jarayoniga videokonferensaloqa kabi texnologiyani joriy qilish haftada 6 soatgacha ish vaqtini tejashga imkon beradi.

Xulosa o’rnida aytib o’tish lozimki, mamlakatimizda samarasiz yig’ilishlarni bartaraf etish va majlisbozlik holatlariga yo’l qo’ymaslik maqsadida yuqorida qayd etilgan xorijiy mamlakatlarning tajribasini davlat organlari va tashkilotlari faoliyatiga joriy qilish maqsadga muvofiq.

Azizbek Dehqonov,

Adliya vazirligi mas’ul xodimi

(O’zA)

loading…